Structure organisationnelle du contrôle de gestion : définition et explication

La structure organisationnelle du contrôle de gestion est l'affectation générale et institutionnalisée de personnes et de ressources aux domaines de responsabilité du contrôle de gestion, ainsi que la réglementation des compétences des détenteurs de ces domaines de responsabilité. C'est un des piliers d'une bonne gestion d'entreprise.

Qu'est-ce que le contrôle des gestion : définition

Les entrepreneurs entendent de plus en plus souvent parler de la nécessité d'introduire un système de contrôle de gestion correct dans l'entreprise. Mais en quoi consiste réellement le contrôle de gestion ? Le contrôle de gestion est un mécanisme opérationnel qui aide les entrepreneurs, la direction et les autres opérateurs à orienter leur comportement vers la réalisation des objectifs de l'entreprise. Par la conception d'un système ad hoc d'indicateurs de performance (KPI) qui constituent une image exhaustive de la performance financière de l'entreprise, et par la détection et la mesure de ces indicateurs, les écarts entre les objectifs suffisamment planifiés et les résultats effectivement atteints dans une période de temps établie, de manière à permettre des actions correctives et d'amélioration efficaces et opportunes. Pas seulement. La mise en place du contrôle de gestion dans l'entreprise permet de construire des simulations réalistes (du point de vue de l'énergie et du temps économiques) de ce que l'on peut ou ne peut pas obtenir des investissements, des choix opérationnels et des décisions stratégiques.

Le contrôle de gestion dans les petites et moyennes entreprises

A ce jour, dans la majorité des petites et moyennes entreprises, on se limite à des actions ultérieures de contrôle administratif et comptable. C'est ce qu'on appelle le solde final. Cela signifie, traduit de manière simple, que nous arrivons souvent en retard. La porte de l'enclos est fermée lorsque les bœufs se sont échappés. De plus, les indices et indicateurs des contrôles finaux ne sont pas suffisants, en termes d'ampleur et de profondeur (ou tout simplement parce qu'ils ne sont pas prévus par la loi, même s'ils sont fondamentaux) pour décrire pleinement la tendance réelle de l'entreprise. Les entrepreneurs qui ne mettent pas en place un contrôle de gestion sont bien souvent incapables de répondre précisément à des questions telles que « pourquoi mon chiffre d'affaires a-t-il augmenté, mais pas mes revenus ? » ou « c'est mieux pour moi, compte tenu de la situation actuelle et de la tendance historique, d'investir dans cette zone ? », « si je procède à la restructuration de cette unité de production, combien de temps au maximum les travaux doivent-ils durer et combien doivent-ils coûter au maximum pour être durables ? ». Le responsable du contrôle de gestion ou « contrôleur » est celui qui est capable de répondre correctement à ces questions, possède les compétences et les outils permettant d'y répondre de manière adéquate et efficace.

Contrôle de gestion et rôle du contrôleur

La figure du contrôleur ou responsable du contrôle de gestion, de plus en plus répandue dans les réalités entrepreneuriales modernes, est ce consultant qui s'occupe d'interpréter et d'évaluer l'activité de l'entreprise : en pratique, il peut être identifié comme ce professionnel ou cette structure spécialisée qui pense et conçoit aux côtés de l'entrepreneur, le système de contrôle de gestion, agit comme coordinateur des activités et fournit enfin des informations à la direction générale sur lesquelles fonder les décisions relatives à la vie de l'entreprise. Le contrôleur financier s'occupe notamment des aspects à plus fort contenu financier du contrôle de gestion, donc analyse des flux de trésorerie (cash flow), préparation du budget de l'entreprise, élaboration des rapports périodiques. Le contrôleur financier doit naturellement disposer à la fois de connaissances techniques et managériales, ainsi que de connaissances relatives au marché dans lequel évolue l'entreprise. A terme il doit posséder un ensemble de compétences dites transversales allant de la connaissance des processus de travail et de l'organisation de l'entreprise, à la comptabilité et à l'élaboration et l'analyse des états financiers, jusqu'aux enquêtes sur les besoins financiers et les techniques de prévision, de contrôle et de reporting.

A quoi sert le contrôle de gestion ?

La réalisation du contrôle de gestion est l'œuvre d'un ou plusieurs contrôleurs qui établissent périodiquement un rapport au sein duquel s'effectue l'analyse conjoncturelle d'un ou plusieurs secteurs de l'entreprise. Les systèmes de contrôle de gestion vous permettent de :

• déterminer le coût de production du bien/service unique grâce à la comptabilité analytique ;
• surveiller des secteurs spécifiques ou des fonctions de l'entreprise, mettre en évidence les marges positives et négatives, créer un petit rapport d'exploitation qui identifie la contribution de chacun dans les processus de création de valeur ;
• vérifier l'avancement des activités par rapport au budget : une pratique très utile pour atteindre les objectifs tout en restant cohérent avec les coûts fixés ;
• mettre en évidence les responsabilités de chacun des managers : créer un rapport qui souligne le lien entre l'objectif et le résultat pour rendre l'évaluation irréprochable ;
• construire le système d'évaluation interne pour avoir une vision claire du taux d'atteinte des objectifs assignés et répartir les primes de productivité en conséquence ;
• évaluer l'efficacité de l'allocation des ressources entre les processus/activités clés : les indicateurs de performance clés permettent d'évaluer l'efficacité de la production, de la fonctionnalité des machines au gaspillage de matières premières ;
• réaliser des bilans make or buy : connaître le type et la valeur des coûts absorbés par une technologie spécifique et l'organisation des facteurs de production permet de les comparer et de trouver la solution la plus adaptée (trivialement : utilise-t-on une cantine d'entreprise ou fournit-on chèques repas ? ).

Mais comment se fait le contrôle de gestion ?

Le contrôle de gestion est développé en 4 phases :

• Planification

Il consiste en l'élaboration et la définition de stratégies d'entreprise à long, moyen et court terme. La planification est la première étape importante dans la réalisation d'un contrôle de gestion optimal.

• Exécution

Elle consiste en la mobilisation et la disposition des ressources de l'entreprise dans le but d'atteindre les objectifs fixés. Autrement dit, c'est l' exécution du plan conçu.

• Rapports

Le reporting est le cœur battant de l'activité de contrôle de gestion, la phase de vérification des projets de l'entreprise et d'analyse de l'atteinte des objectifs opérationnels .

• Évaluation

L' évaluation consiste à passer en revue les plans et l'utilisation des ressources dont dispose l'entreprise et - puisqu'il y a toujours place à l'amélioration - nous procédons à la correction des éventuelles erreurs et à la recherche de nouveaux objectifs et de nouvelles stratégies commerciales plus efficaces, basées sur l'analyse des données obtenues et analysables.

Qu'est ce que la structure organisationnelle du contrôle de gestion ?

Dans le cadre de l'analyse et de la synthèse des tâches de contrôle, il s'agit de la formation d'unités organisationnelles dans l'entreprise, qui doivent assumer des tâches de contrôle d'un certain type et d'une certaine ampleur (organisation des tâches de contrôle, contrôle décentralisé). Une ou plusieurs unités organisationnelles peuvent être créées pour exécuter exclusivement des tâches de contrôle, ou des tâches de contrôle d'un type et d'une portée spécifiques peuvent être attribuées à des unités organisationnelles qui ont déjà été créées pour d'autres tâches. En fonction de cela, et des compétences spécifiques des propriétaires de ces domaines de tâches entre eux et par rapport à d'autres unités organisationnelles (réglementation des compétences du contrôle de gestion), les unités organisationnelles ou les propriétaires du contrôle de gestion sont affectés à la structure organisationnelle de l'entreprise et, si nécessaire, une hiérarchie du contrôle de gestion/contrôleur est formée. Les unités ou organes organisationnels responsables du contrôle peuvent prendre la forme de services hiérarchiques, de services de coordination ou centraux ou, du moins en théorie, d'unités purement fonctionnelles. Dans le cadre de la structure organisationnelle du contrôle de gestion, il faut d'abord déterminer l'affectation organisationnelle du contrôle de gestion à la direction supérieure de l'entreprise (organisation de gestion du contrôle de gestion). Dans ce contexte, le contrôleur appartient généralement à l'échelon supérieur de la hiérarchie ou à l'échelon inférieur, le cas échéant, il se voit également confier des tâches supplémentaires.

La base de la structure des domaines

La structure des domaines de responsabilité du contrôleur peut être basée sur le concept de contrôle allemand (noyau) ou américain ou international (noyau) (concepts d'organisation du contrôle). Alors que selon le concept de contrôle allemand, les tâches de contrôle sont principalement basées sur les chiffres du système comptable interne, le concept de contrôle américain ou international se réfère fondamentalement à l'ensemble des chiffres du système comptable. Dans le contexte de la structure organisationnelle du contrôle de gestion, il convient également de distinguer si, et dans quelle mesure, des tâches de contrôle spécifiques doivent être décentralisées en plus de la centralisation des tâches de contrôle (contrôle central). Enfin, la définition de la structure organisationnelle du contrôle de gestion comprend également la régulation des tâches de contrôle de gestion dans des comités/conférences (conférences de contrôle de gestion) et, si nécessaire, dans des groupes de projet (contrôle de projet). Les principaux facteurs influençant la conception de la structure organisationnelle du contrôle de gestion sont le modèle organisationnel souhaité ou existant (structure organisationnelle divisionnelle fonctionnelle ou orientée produit ou région) de l'entreprise, la gamme de produits, la structure du site, la taille de l'entreprise, le concept comptable et le développement historique de l'entreprise ainsi que les aspects liés au personnel. Les relations de travail des unités organisationnelles ou des propriétaires du contrôle de gestion sont régies par l'organisation des processus du contrôle de gestion.