Comment tenir les comptes de l'entreprise ? C'est une question centrale en gestion d'entreprise. En effet, l'efficacité d'une entreprise repose aussi sur le type d'organisation choisie pour ses documents comptables.
Voyons ensemble dans cet article comment tenir la comptabilité d'une entreprise pour éviter de perdre du temps inutilement ou de tomber dans des erreurs maladroites en quelques étapes simples.
Afin de gérer au mieux les comptes et les coûts d'une entreprise, il est nécessaire de contrôler avec précision les dépenses engagées .
Toutes les dépenses comptent ! Quels que soient les mouvements d'argent qui ont eu lieu ou quels que soient la nature et le montant des frais engagés, ceux-ci doivent être enregistrés dans le bilan des dépenses totales de l'entreprise.
Il est important que chaque mouvement financier soit dûment déclaré dans le compte correspondant et que le pourcentage correct de TVA lui soit appliqué.
Par conséquent, faites également attention aux petites transactions d'argent effectuées en espèces, voire aux petites dépenses engagées lors de déplacements professionnels. En bref, il rend compte de tout type de montant déboursé par l'entreprise en faveur de toute contrepartie.
Contrôler les coûts et les dépenses (à fond)
Afin de gérer au mieux les comptes et les coûts d'une entreprise, il est nécessaire de contrôler avec précision les dépenses engagées .
Toutes les dépenses comptent ! Quels que soient les mouvements d'argent qui ont eu lieu ou quels que soient la nature et le montant des frais engagés, ceux-ci doivent être enregistrés dans le bilan des dépenses totales de l'entreprise.
Il est important que chaque mouvement financier soit dûment déclaré dans le compte correspondant et que le pourcentage correct de TVA lui soit appliqué.
Par conséquent, faites également attention aux petites transactions d'argent effectuées en espèces, voire aux petites dépenses engagées lors de déplacements professionnels. En bref, il rend compte de tout type de montant déboursé par l'entreprise en faveur de toute contrepartie.
Enregistrer les opérations comptables (correctement)
Afin de tenir correctement la comptabilité d'une entreprise, il est indispensable que toutes les opérations effectuées soient correctement enregistrées .
Par conséquent, engagez-vous à faire un bilan comptable chronologique et opportun de toutes les transactions effectuées car elles sont toutes pertinentes à des fins comptables.
Ce faisant, il sera beaucoup plus facile de garder le contrôle des comptes de votre entreprise : de cette façon, vous pourrez toujours être certain et sûr que vous avez toutes les opérations répertoriées dans la section appropriée . Cela favorisera une certaine rapidité de consultation et donc une certaine agilité dans la gestion des comptes de l'entreprise.
Grâce aux nouvelles technologies développées et introduites en comptabilité, ces processus administratifs ont été automatisés . En vous appuyant sur un logiciel comptable spécialisé, en effet, vous pouvez compter sur son expertise pour la saisie et le stockage des données comptables.
Attention à la TVA (non déductible)
Les principales erreurs de gestion comptable des entreprises sont liées aux déductions de TVA sur des charges spécifiques. En effet, il n'est pas si évident de comprendre quand la TVA peut être déduite. Par exemple, il peut arriver qu'un coût théoriquement déductible devienne non déductible s'il n'y a pas de reçu ou s'il n'est pas correct.
Pour cette raison, portez une attention particulière à la déductibilité de la TVA sur les différents frais. Posez-vous toujours la question : toutes les conditions permettant l'application de la TVA sur ce montant particulier sont-elles remplies ?
Gérer les archives (avec soin)
Une bonne comptabilité d'entreprise repose également sur des archives bien gérées . En fait, l'un des secrets pour tenir une bonne comptabilité d'entreprise est justement de gérer ses archives avec soin.
Surtout lorsque vous traitez avec de la documentation papier, il est facile que des documents se perdent, se voient attribuer le mauvais emplacement ou ne soient pas constamment réorganisés et mis à jour.
Ainsi, lorsqu'une consultation est nécessaire, il est facile que des documents ne se retrouvent pas dans une archive mal gérée. Les conséquences de ce désagrément sont une perte de temps substantielle et, dans les cas malheureux, même des sanctions financières .
En effet, selon la loi, les documents comptables doivent être conservés à des fins fiscales pendant quelques années. Un exemple concret est constitué par les reçus des frais sur lesquels une déduction de TVA a été opérée, qui doivent être conservés et mis à disposition pour d'éventuels contrôles fiscaux pendant 4 ans en plus de l'année de référence.
Pour cette raison, il est conseillé de procéder à l' organisation systématique de tous les documents de l'entreprise , c'est-à-dire toutes les factures, tous les reçus et toute la documentation restante, au sein d'une archive bien organisée .
Avec la mise en place du système de facturation électronique , la gestion des pièces comptables a été grandement simplifiée . En effet, l'archivage en ligne a non seulement permis de sauvegarder plus rapidement les données relatives aux documents fiscaux, mais a également permis leur conservation plus sûre et plus fiable.
Gardez à l'esprit que la tenue des comptes d'une entreprise implique un certain délai . En effet, aussi dûment organisée soit-elle, la gestion des comptes n'est pas une pratique soudaine.
Pour cette raison nous vous conseillons de vous fixer des échéances périodiques fixes dédiées à la gestion pure et simple de la comptabilité de votre entreprise. En d'autres termes, il est bon que vous organisiez le plan de réalisation des activités de l'entreprise en y incluant des moments dédiés au suivi et à la supervision de la comptabilité .
La législation n'impose pas de périodicités pour la mise en œuvre de la gestion de l'entreprise, par conséquent, l'organisation d'un plan de gestion relève de la responsabilité de chaque entreprise individuelle.
Par exemple, la gestion comptable et fiscale d'une entreprise peut être organisée sur la base de :
Organiser (de manière appropriée) le timing
Gardez à l'esprit que la tenue des comptes d'une entreprise implique un certain délai . En effet, aussi dûment organisée soit-elle, la gestion des comptes n'est pas une pratique soudaine.
Pour cette raison nous vous conseillons de vous fixer des échéances périodiques fixes dédiées à la gestion pure et simple de la comptabilité de votre entreprise. En d'autres termes, il est bon que vous organisiez le plan de réalisation des activités de l'entreprise en y incluant des moments dédiés au suivi et à la supervision de la comptabilité .
La législation n'impose pas de périodicités pour la mise en œuvre de la gestion de l'entreprise, par conséquent, l'organisation d'un plan de gestion relève de la responsabilité de chaque entreprise individuelle.
Par exemple, la gestion comptable et fiscale d'une entreprise peut être organisée sur la base de :
- Fréquent ;
- Mensuel ;
- Trimestrielle ;
- Semestrielle .
Gestion comptable de manière fréquente
La vérification fréquente de la tenue des registres de l'entreprise est un moyen de contrôle très efficace .
Ce mode de supervision est facilité par les nouvelles technologies de facturation, mais n'en dépend pas nécessairement. En effet, grâce à des logiciels modernes, il est possible de suivre les dépenses et de les enregistrer instantanément en quelques clics simples. En revanche, gérer la documentation manuellement est un peu plus coûteux en temps et en énergie, mais cela reste possible.
La périodicité d'un contrôle effectué de manière fréquente est fortement conseillée si vous souhaitez augmenter l'efficacité de vos opérations comptables : tout oubli ou erreur peut être identifié et corrigé immédiatement, sans engendrer trop de retards ni de problèmes de chaîne.
Gestion comptable sur une base mensuelle
L'audit comptable périodique sur une base mensuelle est une périodicité de contrôle comptable relativement scrupuleuse . En fait, cette périodicité correspond au délai minimum pour s'assurer de la bonne gestion de ses comptes.
A terme, vous pourriez en profiter pour effectuer le suivi canonique de la comptabilité de l'entreprise lorsque les salariés remettent la note de frais. A ce moment, en effet, il sera possible d'en profiter pour identifier d'éventuels écarts ou erreurs, vérifier la conformité des dépenses engagées, la politique selon laquelle elles ont été effectuées (par exemple par rapport aux budgets établis, etc.).
Gestion comptable sur une base trimestrielle
Une périodicité trimestrielle du suivi comptable prévoira donc un contrôle systématique effectué 4 fois par an .
Dans ce cas, il convient d'organiser le calendrier de manière à ce que les phases de contrôle ne coïncident pas avec les périodes les plus chargées pour l'entreprise.
Gestion comptable semestrielle
Selon cette approche semestrielle de la gestion de l'entreprise , les contrôles comptables et fiscaux n'ont lieu que deux fois par an .
En cas d'adoption de cette méthode de surveillance, faites attention au fait que la quantité d'informations à examiner sera colossale . Il est donc conseillé d'élaborer un plan comptable d'organisation en conséquence : le calendrier du contrôle pourrait s'allonger et aussi le temps nécessaire pour résoudre les problèmes qui pourraient survenir ne pourrait pas être petit.
Réaliser des actions de contrôle (de manière constante)
Les conseils prodigués sont valables pour tout type d'entreprise : si la conformité fiscale et comptable est un impératif auquel aucune entreprise ne peut échapper, des conseils pratiques pour tenir correctement la comptabilité de l'entreprise ne peuvent qu'être utiles.
L'important est toutefois que les contrôles soient mis en œuvre de manière cohérente . En fait, si nous voulions révéler le secret de la tenue correcte des comptes d'une entreprise, il suffirait de dire qu'il suffirait de mener des actions de contrôle de manière régulière . Dans ce cas, cela vaut la peine de dire : mieux vaut vérifier une fois de plus qu'une fois de moins !
Demandez conseil à un consultant (compétent)
Dans le cas où vous ne vous sentez pas en sécurité et avez constamment peur de tomber sur quelques erreurs de gestion si vous ne maîtrisez pas toutes les formules mathématiques de base pour gérer votre trésorerie, vous pouvez toujours décider de vous appuyer sur un consultant compétent en gestion comptable.
De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur d'autres tâches commerciales avec la sécurité d'avoir confié la gestion de votre entreprise à un spécialiste compétent. Il vous accompagnera et vous assistera dans toutes les démarches comptables et vous apportera les conseils avisés pour mieux organiser votre comptabilité.