Le choix de la caisse enregistreuse doit être fait sur la base de certaines hypothèses. En fait, chaque entreprise a ses propres besoins , mais pas seulement, même ses propres habitudes de gestion d'entreprise peuvent rendre un modèle plus ou moins adapté qu'un autre.
Allons donc voir quelles sont les principales caractéristiques à prendre en compte lors du choix d'une bonne caisse enregistreuse.
Choisir une caisse enregistreuse : pour quelle utilisation et quel type de commerce ?
Comprendre l'usage prévu de la caisse et d'un système de gestion pour l'entreprise est essentiel afin de pouvoir appréhender au mieux quel modèle acheter.
En effet, un magasin de détail ou un supermarché aura besoin d'une caisse enregistreuse qui possède surtout les fonctions de base (gestion des ventes et émission de reçus), qui dispose d'un bon matériel avec une imprimante thermique de reçus et un système de gestion avec des options dédiées à l'entrepôt.
Une entreprise du secteur de la restauration, hôtels et chambres d'hôtes, pubs, bars, cafés, etc., doit choisir une caisse avec des fonctions de réservation, de commande de tables, d'application de remises et toutes les fonctions utiles au type d'entreprise.
Les entreprises basées sur les services à la personne (coiffeurs, tatoueurs, centres de bien-être) devraient plutôt avoir une caisse enregistreuse qui présente des composants matériels modernes et des lignes contemporaines.
Pour le matériel tel qu'une tablette, une imprimante thermique, un tiroir-caisse et un lecteur de carte (essentiel), vous devez disposer d'un logiciel de gestion complet que vous pouvez personnaliser au mieux pour votre entreprise.
En conclusion, vous devez trouver un bon équilibre entre les composants matériels et logiciels en fonction de l'utilisation prévue de votre entreprise.
Choisir une caisse enregistreuse : pour encaisser uniquement ou aussi comme outil de gestion ?
En fonction de la façon dont vous gérez votre entreprise, vous pouvez évaluer quel système de caisse acheter . Un système de caisse enregistreuse tout-en-un (c'est-à-dire tout-en-un avec un terminal à écran tactile intégré) est idéal pour les entreprises qui s'occupent de la vente de produits , tels que les accessoires, les vêtements et les petites épiceries.
Un système de caisse simple sans aucun système de gestion est plutôt conçu pour ceux qui ont déjà leur propre logiciel de gestion interne pour l'entreprise, et ont donc principalement besoin des composants matériels qui distinguent l'enregistreur tels que : écran, tiroir pour contacts, lecteur de carte débit/crédit, imprimante de reçus.
Le logiciel de gestion uniquement dans le cloud est idéal pour ceux qui doivent gérer leur entreprise non seulement depuis le bureau principal, mais également à distance.
Le système de gestion uniquement est idéal pour ceux qui proposent la vente de services et de produits au sein de leur propre entreprise et souhaitent un logiciel optimal pour suivre les tendances, les ventes, les activités de gestion à utiliser avec n'importe quel smartphone ou tablette.
De plus, ces systèmes peuvent généralement être intégrés avec des éléments matériels à acheter séparément, tels que : tablette, clavier, imprimante, point de vente, etc.
L'un des systèmes de caisse enregistreuse les plus recommandés est celui qui offre à la fois une configuration matérielle moderne et fonctionnelle pouvant être conservée à l'intérieur du magasin, de la restauration, du secteur Ho.Re.Ca, des services esthétiques, de la beauté etc. et une gestion optimisée du logiciel pouvant être utilisé à la fois sur la tablette ou le terminal tactile présent dans la configuration matérielle principale de la caisse, et à distance en ligne grâce au système cloud sur d'autres appareils tels que les smartphones et les PC.
Choisir une caisse enregistreuse : les caractéristiques matérielles
Les caractéristiques matérielles sont très importantes pour pouvoir disposer d'une caisse enregistreuse fonctionnelle mais aussi durable dans le temps et capable d' effectuer toutes les principales opérations de paiement et d'émission de reçus fiscaux .
Les principales caractéristiques matérielles doivent être :
- Tablette ou écran LCD intégré : la tablette (avec logiciel iOS ou Android) et écran tactile LCD est l'une des solutions les plus innovantes, modernes et aussi agréables à utiliser. L'écran LCD intégré est tout aussi fonctionnel, mais ne peut pas être détaché du reste du corps du boîtier, car il est intégré dans un système tout-en-un.
- Imprimante thermique : aujourd'hui la meilleure imprimante pour reçus et factures est l'imprimante thermique qui est capable d' imprimer le reçu en quelques secondes et de manière permanente (indélébile).
- Système de transmission de données à l'Agence du revenu en XML ( caisse enregistreuse télématique ).
- Une mémoire permanente et inaltérable (obligatoire par la loi afin de pouvoir donner accès aux données lors d'éventuelles vérifications)
- Marque de composants matériels : évidemment évaluer les meilleures marques du secteur et reconnues pour leur qualité est nécessaire pour choisir le bon boîtier.
- POS : système de lecture de cartes de débit et de crédit très fonctionnel et qui permet d'aller lire rapidement et facilement différents types de cartes, dont NFC .
- Tiroir-caisse : sûr et apte à mieux préserver la trésorerie lors de l'exercice de votre activité.
Choisir une caisse enregistreuse : les fonctionnalités du logiciel
Les caractéristiques du logiciel de gestion sont importantes car ce n'est qu'à travers cela qu'il est alors possible d'aller profiter de toutes ces fonctions dédiées à la gestion de son entreprise de la meilleure façon possible, grâce aux nouvelles fonctions et ajouts dédiés au secteur de la restauration, le vente de services et de produits.
Le logiciel de gestion peut être intégré à la tablette si vous choisissez une caisse avec le logiciel Android ou Apple iOS.
Dans ce cas, vous accédez à un système entièrement gérable à la fois depuis la tablette iOS et depuis l'application pour smartphone , et depuis le système de gestion cloud accessible également à distance depuis vos appareils numériques, en pouvant ajouter des ajouts et des services supplémentaires .
Une autre solution peut être le choix d' un logiciel de gestion entièrement accessible via un système cloud ou une application à télécharger sur une tablette ou un smartphone , qui peut également être adaptée à différents systèmes d'exploitation.
Cependant, parmi les meilleurs, nous trouvons certainement les logiciels de dernière génération avec un système d'exploitation toujours mis à jour et fonctionnel, tels que ceux proposés par les géants de l'industrie tels que iOS (Apple) et Android.
Choisir une caisse enregistreuse : attention au service client et à l'assistance
Enfin, choisir la bonne caisse passe aussi par l'attention portée au service client et à l'assistance proposée par la marque.
Une bonne assistance est indispensable pour pouvoir utiliser au mieux aussi bien le logiciel de caisse que ses composants matériels , de plus, elle permet de résoudre rapidement d'éventuels problèmes, blocages ou dysfonctionnements .
Combien coûte une caisse enregistreuse ?
Sur la base des coûts des caisses actuellement en mesure d'assurer (conformément aux obligations légales) la transmission électronique des données à l'Agence du revenu, nous pouvons voir comment le prix démarre à partir d'un minimum d' environ 499 euros pour les modèles les plus simples.
Quant aux coûts maximum, nous sommes cependant autour de 1399 euros pour les composants matériels. Il est toujours nécessaire de considérer séparément les coûts mensuels des logiciels de gestion qui nécessitent souvent un abonnement séparé . Ceux-ci peuvent varier d'un minimum de 20 € jusqu'à 69 € par mois .